Cristhian Zapata, el empresario que simplificó la administración inmobiliaria

El terremoto del 10 de agosto dejó a numerosas empresas sin acceso a sus oficinas y documentos.

Cristhian Zapata Méndez en compañía de Nélson Burbano, son los creadores de InmoSoft Software Inmobiliario S.A.S, quienes habían identificado años atrás esa vulnerabilidad en el sector inmobiliario y desarrollaron una plataforma para administrar propiedades desde cualquier lugar.

Su historia plantea una pregunta que hoy cobra especial importancia: ¿qué tan preparada está una empresa para seguir funcionando cuando pierde su lugar de trabajo?

Cristhian Zapata Méndez recuerda a una mujer que administraba cerca de 60 inmuebles y tenía un cuaderno contable verde para cada uno.

Sesenta propiedades, sesenta cuadernos y buena parte de la información de su negocio escrita a mano.

Aquella imagen le quedó grabada porque le hizo pensar en lo que sucedería si alguno de esos cuadernos se perdiera, se mojara o simplemente quedara en un lugar al que su propietaria no pudiera volver a entrar.

Años después, cuando el terremoto del 10 de agosto dejó edificios afectados, oficinas cerradas y documentos atrapados en su interior, esa preocupación adquirió una dimensión que ni siquiera él había imaginado.

Cristhian es el creador de InmoSoft Software Inmobiliario S.A.S., una plataforma tecnológica desarrollada para que las inmobiliarias puedan administrar sus operaciones desde cualquier lugar, sin depender de una oficina física ni de múltiples programas que funcionan de manera independiente.

La idea comenzó a tomar forma durante la pandemia, cuando las restricciones de movilidad evidenciaron las dificultades de muchas empresas para continuar trabajando sin tener acceso a sus instalaciones.

Cristhian, que conocía de cerca el sector inmobiliario, había observado durante años cómo numerosos procesos seguían dependiendo de archivos físicos, hojas de cálculo, cuadernos y tareas manuales que consumían buena parte del tiempo de sus trabajadores.

La historia de aquella mujer de los 60 cuadernos fue una de las experiencias que lo llevaron a cuestionar esa manera de administrar propiedades.

Cada inmueble tenía su propio registro y cualquier pérdida de información podía convertirse en un problema económico y operativo.

Para Cristhian, el desafío consistía en encontrar una manera de reunir todos esos procesos en un solo lugar.

Comenzó entonces a estudiar las soluciones tecnológicas disponibles en el mercado.

Contrató suscripciones a diferentes programas utilizados por las inmobiliarias, examinó sus funcionalidades e identificó las necesidades que todavía no estaban resueltas.

Con ese conocimiento emprendió el desarrollo de una plataforma que integrara herramientas comerciales, administrativas y de recaudo.

El resultado fue InmoSoft, un sistema al que se puede acceder desde un computador, una tableta o un teléfono celular mediante una conexión a internet.

Desde allí, una inmobiliaria puede gestionar sus inmuebles, consultar contratos, realizar procesos de facturación, recibir pagos en línea, administrar cartera, efectuar pagos a propietarios y desarrollar actividades comerciales.

También permite almacenar documentos digitalmente, de manera que los contratos y otros archivos importantes no dependan exclusivamente de un escritorio, un archivador o el computador de una oficina.

Cuando el lugar de trabajo deja de estar disponible

El sismo mostró que una emergencia no solamente puede destruir instalaciones o interrumpir la atención al público.

También puede impedir que una empresa acceda a la información necesaria para continuar funcionando.

En el sector inmobiliario, donde se administran contratos, pagos, obligaciones y documentos de numerosas personas, esa situación puede tener consecuencias especialmente complejas.

Cristhian plantea un ejemplo: si una inmobiliaria conserva sus contratos de arrendamiento únicamente en una oficina que resulta afectada y a la que posteriormente se prohíbe el ingreso, puede quedar temporalmente sin acceso a documentos fundamentales para su operación.

En cambio, cuando esa información se encuentra digitalizada y almacenada en una plataforma accesible por internet, el personal puede continuar consultándola desde otro lugar.

“No podemos estar en la oficina por algún motivo, el sismo nos dañó nuestra oficina, pues hay una solución que te permite trabajar desde casa”, explica.

Su propuesta no consiste únicamente en trasladar documentos al mundo digital.

También busca automatizar tareas que tradicionalmente requieren la intervención permanente de empleados.

Por ejemplo, cuando un arrendatario realiza un pago en línea, el sistema puede registrar la transacción, actualizar la cartera y generar las comunicaciones correspondientes sin que un trabajador tenga que elaborar manualmente cada recibo o enviar los comprobantes uno por uno.

Esa automatización permite que los equipos dediquen más tiempo a atender clientes, resolver problemas y desarrollar nuevas oportunidades comerciales.

Cristhian lo demuestra con su propia experiencia.

Además de desarrollar InmoSoft, administra una inmobiliaria que maneja aproximadamente 350 inmuebles con un equipo de apenas dos personas: él y un colaborador encargado de mostrar las propiedades.

Mientras se desplaza para atender una visita comercial, los procesos de recaudo y otras operaciones continúan funcionando a través de la plataforma.

“Yo en estos momentos voy en el carro a mostrar un inmueble, pero un arrendatario puede entrar y pagar su canon de arrendamiento y le llega su recibo”, cuenta.

Esta manera de trabajar le permite administrar una operación considerable sin depender de una estructura numerosa para realizar tareas repetitivas.

Una tecnología que busca liberar tiempo

El desarrollo de InmoSoft responde también a una dificultad que Cristhian identificó en numerosas inmobiliarias: la necesidad de contratar diferentes herramientas para cumplir funciones que forman parte de una misma operación.

Algunas utilizan un programa para facturación, otro para publicaciones, uno adicional para la gestión comercial y otros sistemas para inventarios o documentos.

Esa fragmentación puede incrementar costos y obligar al personal a trabajar en varias plataformas.

InmoSoft busca integrar esas funciones y ofrecer una solución que se adapte a las necesidades de cada empresa.

Aunque todavía no es un software contable integral, puede suministrar información a aplicaciones especializadas en esa área, mientras sus desarrolladores estudian nuevas posibilidades de integración.

Entre los proyectos en desarrollo también se encuentra la incorporación de un asistente conversacional que permita a propietarios y arrendatarios consultar información relacionada con sus contratos mediante preguntas formuladas en lenguaje cotidiano.

Cristhian imagina, por ejemplo, que una persona pueda preguntar cuándo vence su contrato de arrendamiento y obtener una respuesta a partir de la información registrada en la plataforma.

Son avances que forman parte de su propósito de llevar al sector inmobiliario hacia una operación más digital, eficiente y menos dependiente de los procedimientos manuales.

Pero después del terremoto, esa transformación dejó de parecer solamente una cuestión de productividad.

La emergencia puso en evidencia que la continuidad de un negocio también depende de su capacidad para seguir operando cuando las condiciones habituales desaparecen.

En una ciudad donde numerosas personas tuvieron que abandonar edificios y donde algunas empresas quedaron temporalmente separadas de sus oficinas, contar con información disponible desde distintos lugares puede convertirse en una herramienta importante para enfrentar situaciones inesperadas.

Cristhian no presenta la tecnología como una solución a los daños que puede causar un terremoto.

Ninguna plataforma puede reparar una vivienda afectada ni resolver por sí sola las dificultades de propietarios y arrendatarios.

Lo que sí puede hacer es evitar que, a esos problemas, se sume la imposibilidad de acceder a la información necesaria para atenderlos.

Por eso insiste en que el tiempo de los trabajadores debería concentrarse en aquello que ninguna automatización puede reemplazar completamente: escuchar a las personas, comprender sus necesidades y encontrar soluciones.

La experiencia del terremoto también le permitió reafirmar el sentido de una idea que había comenzado a desarrollar a partir de las dificultades observadas durante la pandemia.

Dos emergencias de naturaleza muy diferente terminaron señalando una misma vulnerabilidad empresarial: depender demasiado de un lugar físico para realizar actividades que podrían continuar desde cualquier parte.

Hoy, mientras trabaja en nuevas funcionalidades e integraciones para InmoSoft, Cristhian mantiene su propósito de ofrecer a las inmobiliarias una herramienta que simplifique sus operaciones y les permita responder con mayor flexibilidad a los cambios.

Encuéntralo en: @softwareinmosoft

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